Managementul informației și al documentelor

În contextul evoluției teoriei și practicii manageriale, alături de funcțiile tradiționale ale întreprinderii: producție, comercială, cercetare – dezvoltare, financiar – contabilă, resurse umane, de protecție a mediului etc a fost creată o nouă funcție: cea informațională.  

S-a impus un nou domeniu al managementului :

• managementul informației și corespunzator, din perspectiva procesului de luare a deciziilor;
• managementul strategic al informației.  

Informația a devenit o resursă strategică care trebuie gestionată în mod corespunzator.

Informațiile sunt date care au fost analizate și interpretate într-un anume mod pentru a-i comunica utilizatorului anume cunoștințe sau semnificații. Informațiile disponibile, relevanța, credibilitatea acestora și abilitatea decidentului de a le utiliza în mod corespunzator influențează calitatea deciziei manageriale.

Indiferent de suportul pe care circulă sau este stocată informaţia, de canalele de comunicare, de volumul şi complexitatea documentelor,  fluxul şi sistematizarea corespunzătoare a acestora contribuie la creşterea performanţei organizaţionale.

Gestionarea eficientă a documentelor contribuie la:  

• îmbunătăţirea comunicării interne şi externe;
• fluidizarea unor operaţiuni interne;
• facilitarea procesului decizional;
• diminuarea costurilor administrative şi de personal;
• eliminarea costurilor datorate piederii sau negăsirii la timp a unor documente;
• disponibilizarea spaţiilor pentru alte activităţi sau pentru extinderea afacerii;
• îmbunătăţirea activităţii de relaţii cu publicul si secretariat;
• facilitarea activităţii interne a tuturor departamentelor.

Sistemele de management al informațiilor utilizează trei metode de bază în colectarea, păstrarea, procesarea și difuzarea acestora, cu avantajele și dezavantajele fiecăreia: arhive pe hârtie, sisteme umane fară computere, sisteme computerizate.

Legislația din România obligă creatorii și deţinătorii de documente să prelucreze, sa înregistreze şi să ţină evidenţa tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum şi a celor ieşite, potrivit legii (art. 7, Legea 16/1996 republicată).

Normele generale de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile impun păstrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate şi a celorlalte documente financiar-contabile, dup caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic.

Documentele se pot păstra, în depozitul de arhivă amenajat în cadrul societății comerciale, conform legii sau la operatorii economici autorizaţi de către Arhivele Naţionale ale României în baza unor contracte de prestări de servicii.

Te invităm să urmărești întegistrarea evenimentului pe canalul nostru de Youtube!